Imagen: Papeles oficina, de Shutterstock
Esta es la historia de Pedro, quien dirige una mediana empresa con la que le va muy bien pero en la que sabe debe ajustar unos cuantos procedimientos. Entre estos, la generación de factura de proveedores.
Hasta este momento, todo el control y emisión de este procedimiento administrativo es totalmente manual, lo cual puede generar errores (sus trabajadores son humanos al fin y al cabo), lentitud, retraso y gasto en papel.
El proceso que hasta ahora se sigue es largo, engorroso y poco práctico:
1. Llega a la empresa la factura del proveedor.
2. El encargado verifica que en realidad lo que se le ha entregado es una factura y cumple con los requisitos fiscales. Una vez que llega la factura, el personal de las cuentas a pagar debe asegurarse de que el documento es en realidad una factura. después de esto la categoriza (tipo de factura/tipo de producto/proveedor)
3. Se envía la factura al responsable de la misma (quien realizó el pedido).
4. Se compara la factura con la orden de compra emitida previamente.
5. se verifican los productos recibidos, si todo está bien se aprueba el pago de la factura.
6. Una vez que la factura ha sido aprobada es contabilizada en el sistema contable.
Uff un proceso largo y que implica a más de una persona. Pero Pedro quiere automatizarlo lo más posible ¿la solución?
Usar una herramienta informática que simplifique el proceso. Una de estas herramientas es el Gestor de Procesos Paperless Corporativo de TBS, un software que resuelve la problemáticas a las que los directores financieros deben hacer frente al emitir facturas.
¿Por qué Pedro debe escoger esta herramienta?
- Con ella reducirá el tiempo y los recursos requeridos para el proceso del que estamos hablando.
- No debe hacer una gran inversión de dinero (modalidad de licencias pago por uso)
- La dirá adiós a las facturas en papel.
- Evitará los errores propios de gestionar los procesos manualmente.
- Eliminará el archivado de documentación corporativa evitando el trabajo que esto requiere.
- Tendrá acceso automatizado al 100% de los documentos mediante listados y buscadores.
- No necesita instalar nada.
¿Te convence esta herramienta querido Pedro? En ese caso conócela mejor en www.tbsonline.es
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