A muchos les pasa que, cuando se les pide su opinión sobre un asunto, se quedan en blanco. Esta situación suele empeorar si otros están presionando. Sin embargo, existen varias técnicas que estimulan la creatividad y suavizan las dinámicas en las reuniones. Una de ellas es el Brainstorming. Si quieres aprender a utilizarla de forma efectiva y evitar errores, entonces sigue leyendo este post.
¿Qué es el brainstorming?
Es una metodología que se basa en que cada participante aporte una o más ideas sobre un tema específico. La misma no impone ninguna regla o filtro en aquellos que hagan una intervención, puesto que su objetivo es estimular el pensamiento creativo. Las opiniones se registran y se evalúan con el fin de determinar cuáles son las más efectivas.
Las sesiones de brainstorming se caracterizan por agrupar a un número de personas que tengan un fin común (resolver un problema, publicitar un producto, entre otros). Aunque no hay una cifra límite de personas, se espera que sea un equipo manejable. Eso hará que los integrantes se sientan libres y con la confianza de hablar.
Asimismo, durante la reunión se promueve la creatividad sin filtros, que lleve a opiniones prometedoras. Cuando se escogen las ideas más apropiadas, estas sirven de base para que los participantes creen una nueva propuesta, que sea capaz de cumplir con lo esperado.
Vale resaltar que las sesiones de lluvia de ideas, requieren de un moderador. Esta persona se encargará de guiar a los participantes, indicar las pautas a seguir por todos en la reunión y hacerlas cumplir. Eso evita que el ego personal y el caos creativo dominen el momento.
Por lo general, cada sesión dura unos 60 o 90 minutos, puesto que el exceder ese límite de tiempo arruina los objetivos planteados. Quienes utilizan esta técnica con frecuencia, reconocen que mientras más se demoren, la capacidad creativa de los participantes va disminuyendo.
Origen e historia del brainstorming
Esta metodología la desarrolló el publicista Alex Osborn al final de la década de los 30 del siglo pasado, en la ciudad de Nueva York, aunque tardó casi unos 10 años en darla a conocer en su libro “Tu Poder creativo”. En él hay una sección que explica “Cómo organizar a un grupo con el fin de crear ideas”.
En ese capítulo se demuestra que un equipo puede ser productivo siempre y cuando se organicen y tengan un buen liderazgo. Incluso, sus aportes se potencian si se evitan las críticas, se valora la cantidad antes que la calidad y al permitirse las ideas extravagantes.
Con esta propuesta se pretende anular las sesiones convencionales y aburridas entre empleados privilegiados. Con eso, se quiere dar la oportunidad a los novatos con el fin de que se estimule la imaginación. Este método se ha implementado por mucho tiempo en la publicidad y en otros campos de las ventas.
Tipos de brainstorming
La lluvia de ideas tiene la particularidad de ejecutarse de diferentes maneras, lo que la hace muy versátil y adaptable a las diversas necesidades. Por eso, es bueno conocer algunas de las categorías más usuales.
Individual: en este caso, aunque se reúne a varios participantes, cada persona trabaja sola en la búsqueda de sus propias soluciones al problema. De esa manera, se sienten como los protagonistas del cuento y se estimula la imaginación. Claro, todos deben conocer el objetivo de la sesión y crear un ambiente que promueva la creatividad.
Grupal: en este tipo se requiere la participación de al menos una docena de integrantes que se dividirán en grupos más pequeños. La finalidad es que del problema se deriven varios micros situaciones y se le asigne a cada equipo una resolución.
Todos deben debatir y formular sus ideas. Después de un tiempo determinado, los colectivos intercambiarán sus asignaciones. (A esta categoría se le conoce como Charrette).
Mapa mental: es otra modalidad de las grupales, en la que se escribe una idea central en una pizarra. A partir de allí, los integrantes agregarán ramificaciones con sus aportes. Ver las propuestas puede mejorar la creatividad por medio del mapeo. Lo apropiado al hacer un mapa mental es dibujar las ideas en vez de escribirlas.
Virtual: esta modalidad es más nueva en comparación con las anteriores y se adapta a la realidad actual, donde los participantes no comparten el mismo espacio físico. Por eso, se preparan sesiones en línea, en las que se utilizan aplicaciones desarrolladas para los equipos que trabajan de forma remota. Algunas de ellas son: MindMup, Miro, Jamboard, Mindomo, Mindmeister, Mural, entre otras.
Beneficios del brainstorming
Los directores de muchas empresas importantes saben que aplicar esta técnica en su personal es muy provechoso. La razón es que no solo aporta soluciones a un problema, sino que deja otras ventajas a la organización. Hablemos de ella:
Estimula la participación de los empleados
Por lo general, en las primeras sesiones las personas se sienten intimidadas e inferiores a los demás. Sin embargo, a medida que se desarrolla la reunión observan que cada idea es importante, puesto que se registra junto a las demás.
Además, se prohíbe las críticas de cualquier índole, lo que evita los sentimientos de bochorno. Estas acciones les da la convicción a los empleados de que sus aportes son valiosos por todos. Así que, estarán más prestos a participar en más de una ocasión y reforzarán su confianza en sí mismos.
Promueve el trabajo en equipo
En los grupos de brainstorming se integran a los directivos con empleados de menor rango y se establece que la responsabilidad es de todos por igual. Eso hace que los egos y los sentimientos de inferioridad no tengan un lugar en el trabajo.
Incluso, si existe cierta rivalidad entre algunos integrantes del grupo, este ejercicio les ayudará a limar las asperezas. La razón es que todos tendrán el mismo objetivo: ofrecer las mejores propuestas. Ese efecto perdura después de la actividad y ayuda a que el trabajo en equipo se produzca de forma natural.
Fomenta la creatividad y la innovación
Cuando la persona sabe que sus ideas no se criticarán por muy extravagantes que sean, al tener la confianza de que sus aportes se consideran como una opción útil, su creatividad será más libre. Por lo tanto, se dará pie a que aparezcan propuestas innovadoras que pueden convertirse en la mejor tendencia del momento.
Asimismo, la lluvia de ideas ayuda a desbloquear la mente cuando hay un problema. Además, hace que la reunión sea más amena y divertida. Ese ambiente relajado permite que la inventiva comienza a despertar.
Mejora la comunicación y la resolución de problemas
Sin importar el tipo de brainstorming que se utilice, todos los participantes tienen que interactuar entre sí. Así que, esa necesidad de comunicación se convertirá en una oportunidad de congeniar con sus compañeros.
Esto influirá de manera positiva en sus relaciones fuera de las sesiones, puesto que lograrán ver las cualidades favorables de los demás. En el momento en el que se presente otro problema, los empleados estarán más dispuestos a participar y colaborar con otros en su resolución. Además, el proceso de toma de decisiones será más sencillo.
Potencia el compromiso y la motivación
Un trabajador contento con su entorno es una persona entusiasta, productiva y hará propuestas más acertadas. Eso se debe a que su nivel de compromiso con la empresa y sus compañeros será más alto.
La razón es que no irá tras ideas egoístas donde solo él se beneficiará, sino que perseguirá el bienestar del grupo. Estar consciente de que sus esfuerzos pueden llegar hasta los altos directivos, motiva a todos los empleados a dar lo mejor de sí.
Cómo hacer un brainstorming efectivo
Las sesiones de tormentas de ideas deben planificarse si se quiere sacar el máximo provecho a la reunión. Eso implica tener los objetivos claros durante todo el proceso. Una forma de hacerlo es separar cada fase y establecer los recursos que se emplearán.
#1 Preparativos del brainstorming
Antes de convocar a los integrantes, se necesita saber con precisión cuatro aspectos importantes. Con eso se garantiza que los objetivos sean alcanzados con efectividad.
Figuras que intervendrán en la reunión: hay tres grupos de personas que tendrán un papel fundamental en la actividad. Una de ellas es el moderador, el cual es el responsable de dirigir la sesión y el garante de que se cumplan las normas. Además, es quien ayudará a disipar las dudas y motiva a los demás.
También, es necesario contar con un secretario que se encargue de anotar las ideas que surjan y solventar las necesidades que se presenten. Y la otra figura son los participantes. Estos son todos los convocados a la sesión y que tienen la responsabilidad de proponer las soluciones a los problemas.
Normas de convivencia: es muy fácil que una tormenta de ideas se convierta en una granizada, donde algunos atropellen o menosprecien a otros. Con el fin de evitar eso, se necesita que el grupo conozca las reglas que hay que respetar.
Una de ellas es aceptar el pensamiento libre y fomentar las ideas que parezcan imposibles. A veces, las situaciones más complejas se resuelven con una propuesta extraña.
Evitar el juicio: mientras se estén exponiendo los pensamientos de los integrantes, se deben prohibir las críticas o las valoraciones negativas. Aunque por naturaleza es muy difícil hacerlo, el moderador tiene que asegurarse de que nadie caiga en ese error. Las evaluaciones tendrán su justo momento.
La selección del lugar: el espacio donde se llevará a cabo la sesión debe cumplir con ciertos criterios que fomenten la creatividad y el ingenio. Entre los aspectos que se deben tomar en cuenta se encuentran: que sea una sala con luz natural, amplia y que tenga pizarra, un ordenador o libretas de notas.
Además, se debe procurar que el mobiliario sea cómodo y esté ubicado de forma que cada uno vea al otro. Ese factor hace que la comunicación sea fluida, con respeto y las ideas se expresen con facilidad.
#2 Durante el brainstorming
Una vez que se tengan esos puntos listos y las personas reunidas, se divide la sesión en tres etapas. La primera es el calentamiento, en la que se establece el problema que se debe resolver. Por tal motivo, se deja claro cuál es el objetivo, el tiempo que se invertirá, la cantidad de propuestas (mínimo o máximo) por persona y se recuerdan las normas.
La segunda es la generación de ideas. Por lo general, en esta etapa muchos de los presentes se sienten cohibidos, por lo que se tiene que romper el hielo. Un simple juego (nombrar los animales que empiecen con una letra x) que tome pocos minutos, hará que todos se relajen y se eviten las tensiones.
Una vez que el ambiente es el más adecuado, se emplea alguno de los tipos de brainstorming. Se puede iniciar con una pregunta y que cada quien diga lo que se le ocurra sobre eso. Mientras tanto, el secretario debe anotar todas las intervenciones. Cada propuesta tiene la posibilidad de servir de base a otra opinión.
La tercera es mejorar las ideas. En esta etapa se puede agrupar los pensamientos con características similares y se crean categorías de propuestas, las cuales serán analizadas por todos. En las que tengan una idea más interesante, se deben afinar los detalles con el fin de que pueda abarcar las expectativas.
#3 La evaluación del brainstorming
En esta última fase es donde se determinarán los resultados de la sesión. El secretario junto al moderador discutirán con los participantes cuáles son las propuestas definitivas y le darán un valor a cada una. Luego, se sumarán los puntos hasta llegar a la idea ganadora.
Una vez que se tenga lista la propuesta, es recomendable que se evalúen otros aspectos. Entre estos se encuentran el desempeño de cada una de las figuras y que se establezcan los posibles errores ocurridos. De esta manera, se corregirán las deficiencias en sesiones futuras.
Errores comunes en el brainstorming
Es normal que durante una sesión de brainstorming se generen ciertos fallos que perjudiquen el ejercicio o los resultados. Por eso, es recomendable que cada integrante efectúe su papel de forma correcta y todos vigilen que se cumplan las normas.
Sin embargo, es necesario puntualizar los errores más comunes, con el fin de tomar las medidas preventivas.
Falta de claridad en los objetivos y las reglas
Si el moderador no sabe con precisión adónde quiere llegar y cómo dirigir el grupo, es muy probable que el control se le salga de las manos. Incluso, puede que finalice la sesión y no se obtenga una solución definitiva.
En cambio, cuando esa figura tiene claros los objetivos, puede transmitir la información con precisión a los participantes. Además, cuando estos se salgan del tema, podrá guiarlos al camino que se requiera. Por otro lado, tendrá pleno dominio del equipo cuando haga que las normas se cumplan y se respeten unos a otros.
Dominancia de ciertos miembros del grupo
Es usual que las personas con algún tipo de jerarquía en la empresa se sientan superiores a los demás. Incluso, puede que piensen que sus opiniones son más importantes que las de los subalternos. Por eso, su comportamiento se caracteriza por dominar a los miembros del grupo.
Ahora bien, todos los participantes deben tener claro que esa mentalidad está prohibida en la sesión. La razón es que el grupo completo tiene una responsabilidad común y sus ideas se valoran con el mismo interés. Así que, antes de entrar al espacio, los miembros deben verse como iguales.
Crítica y juicio prematuro de las ideas
En las primeras etapas de la sesión no hay espacio para las críticas o el juicio, puesto que estas acciones cohíben la creatividad. Además, el brainstorming promueve el libre pensamiento y cualquier idea, por muy descabellada que parezca, es válida en la reunión.
Por tal motivo, el moderador debe estar atento de evitar que surja este comportamiento. Y el secretario tiene que registrar todos los aportes que se hagan al respecto. Ya en el momento del análisis y evaluación, se descartarán las opiniones menos interesantes y se dará más tiempo a pulir las otras.
Ausencia de seguimiento y evaluación posterior
Cada vez que se hace un brainstorming es normal que se cometa uno o varios errores. Lo que no es lógico es que no se haga un seguimiento de estos y no se evalúe los resultados finales. Esas dos acciones les permiten a los encargados conocer la raíz de las faltas y determinar si los objetivos propuestos se alcanzaron con efectividad.
Con esa información se puede tomar las medidas que logren corregir los errores, mejorar la preparación de las sesiones y asegurar los resultados. Además, dará pie a que se pongan en práctica nuevas estrategias que estimulen la creatividad.
Conclusiones
El brainstorming es una técnica que estimula el pensamiento libre y creativo de las personas con la finalidad de solucionar un problema en común. Su metodología se basa en plantear una pregunta o inconveniente y dejar que los participantes digan cualquier idea que se les ocurra.
Es importante que antes de empezar se establezcan reglas claras que eviten conflictos, conductas dominantes, críticas y juicios adelantados. También, es necesario adaptar la técnica al tipo de necesidad que se tiene. Incluso, usar las aplicaciones en línea para realizar la lluvia de ideas con integrantes en diferentes ubicaciones.
El empleo del brainstorming es muy provechoso por diversas razones. Entre ellas, estimula la buena comunicación, el trabajo en equipo, fomenta la innovación y potencia el sentido de pertenencia de los participantes.
Para lograrlo, se recomienda que se haga un plan definido donde se establezcan los objetivos, las normas, el lugar, las fases de ejecución y las responsabilidades de cada persona. Con esto, la lluvia de ideas se convertirá en la mejor herramienta.
Cuéntanos, ¿has usado la lluvia de ideas? ¿En qué situaciones? ¿Cuáles han sido los resultados?